Project charter: che cos’è e a cosa serve

Se sei entrato da poco nel mondo del lavoro e hai l’opportunità di fare un’esperienza professionale all’interno di una realtà aziendale organizzata e strutturata, probabilmente a breve sentirai parlare di project charter.

Ti stai chiedendo cosa significa project charter? Che cos’è e a cosa serve? Nessun problema! Lo staff dell’Università online Niccolò Cusano di Brescia ti spiegherà tutto quello che c’è da sapere sul cosiddetto project charter.

Anticipandoti solamente che si tratta di un documento e come tale deve essere strutturato secondo delle regole prestabilite, sappi che parleremo anche della professione del project manager e ti daremo informazioni sul nostro master in Project management.

Project charter: definizione

Iniziamo il nostro approfondimento di oggi dalla definizione di project charter.

Il Project Charter è un documento aziendale con il quale si ufficializza formalmente l’avvio di un progetto dandone comunicazione all’intera organizzazione aziendale coinvolta.

È l’atto formale con il quale tutte le parti interessate al progetto vengono informate non solo dell’esistenza del progetto, ma anche di tutte le caratteristiche, gli incarichi, le responsabilità ed i ruoli coinvolti nel progetto stesso.

Solitamente il project charter viene redatto nella fase di avvio detta Initiating, dopo l’approvazione formale, da parte del Management, della proposta d’iniziativa avanzata dall’Initiator, ovvero il soggetto espressamente autorizzato ad avanzare iniziative progettuali.

Nel momento in cui questo documento viene approvato dal management e pubblicato in azienda, si formalizza ufficialmente l’avvio del progetto e si dà inizio alla sua realizzazione.

Initiator, Business Case e Management

Prima di addentrarci nel vivo della nostra guida sul project charter, cerchiamo di fare chiarezza sui ruoli ed i termini che stiamo utilizzando, con una sorta di mini glossario.

L’Initiator è un soggetto autorizzato a proporre l’iniziativa di carattere progettuale. Il suo compito è anche quello di provare che tale iniziativa, una volta divenuta progetto, genererà effettivi benefici per l’organizzazione.

Il Business Case è il documento redatto dall’Initiator e contiene le informazioni utili a provare i benefici e la convenienza dell’iniziativa in termini economici, tecnici e finanziari.

Questo documento contenente la proposta formale viene presentato al Management.

Se il Management approva il Business Case, vuol dire che l’idea sarà trasformata in un progetto esecutivo. Tale progetto viene presentato nel project charter.

Il project charter ufficializza così l’avvio del progetto.

Percorrere i passaggi antecedenti la stesura del progetto di avvio, ci sembrava doveroso.

Vediamo adesso cosa contiene il project charter.

Project charter: che cosa contiene

Ecco quali sono le principali informazioni contenute nel project charter.

Il project charter, detto anche documento di avvio o brief di progetto contiene le indicazioni relative a:

• quello che sarà prodotto tramite il progetto stesso
• strategia in atto per produrre il progetto
• responsabilità collegate alla realizzazione del progetto

A seconda delle dimensioni del progetto, il documento di avvio sarà più o meno snello o articolato. Durante la fase di avvio, il project charter verrà perfezionato e completato con le informazioni disponibili, per poi essere verificato nella fase di pianificazione.

In generale è lo strumento che fornisce una visione completa del progetto, pertanto ne racchiude tutte le caratteristiche in forma sintetica.

I contenuti del project charter

A seconda delle specificità dell’azienda e del progetto, il documento di avvio sarà articolato su una serie di punti.

In linea di massima, la struttura base del project charter è la seguente:

• Informazioni anagrafiche e sul cliente
• Descrizione del Progetto
• Scopo e Obiettivi
• Ambito di applicazioni
• Aree di Interesse
• Cronoprogramma
• Prospetto Economico-Finanziario
• Benefici in termini di business
• Ipotesi sulle modalità di realizzazione
• Vincoli, Supposizioni, Rischi e Interdipendenze
• Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività
• Eventuali stakeholders individuati
• Risorse coinvolte

Nel project charter dovranno essere indicati anche:

• Nome, funzione, livello di responsabilità e autorità del Project Manager che coordinerà il progetto
• Core team, ovvero nomi e ruoli delle singole persone che dovranno lavorare a stretto contatto con il project manager sopra indicato
• Funzioni aziendali coinvolte con relativo livello di partecipazione
• Elencazione di documenti collegati (come il Business Case)

Obiettivi del project charter

La stesura del project charter ha l’obiettivo di:

• identificare il motivo per cui si è deciso di attuare il progetto
• fornire una visione globale del progetto
• identificare gli obiettivi delle risorse coinvolte nella realizzazione del progetto
• analizzare situazioni potenzialmente critiche
• assicurare la coerenza con gli obiettivi da raggiungere

Il ruolo del project manager

Ora che sai cos’è il project charter, a cosa serve e come funziona, ti starai sicuramente ponendo un’altra domanda.

Abbiamo nominato spesso la figura professionale del project manager.

Se ti stai chiedendo chi è e cosa fa il project manager, ti accontentiamo subito. Come abbiamo avuto modo di vedere, il project manager è la figura che ha il compito di coordinare le attività di un progetto. Tra i suoi compiti c’è quello di controllare che gli obiettivi per i quali esso è stato avviato vengano raggiunti.

Il project manager deve inoltre monitorare che il progetto venga completato nel rispetto di tempi, budget e qualità concordati in fase di avvio.

Inoltre attorno alla sua figura ruotano tutti gli aspetti relazionali, gestionali ed organizzativi del progetto. Pertanto è una figura cardine che deve avere non solo competenza ed esperienza, ma anche capacità comunicative, di mediazione e risoluzione di problemi e conflitti.

Studiare project management all’Università Unicusano

Arrivati a questo punto, possiamo dire di aver appreso molte nozioni che riguardano il settore del project management.

Se l’ambito ti interessa, sappi che tra le proposte dell’Università telematica Unicusano, c’è anche il Master in project management.

Si tratta di un master afferente alla Facoltà di Economia al quale potrai iscriverti per l’Anno Accademico 2018/2019.

Il master di I Livello propone un percorso di formazione finalizzato a fornire la conoscenza del project management nel rispetto dei principali standard internazionali.

Al termine del master, gli studenti avranno appreso le competenze necessarie per gestire:

• progetti dal punto di vista operativo ed economico
• contratti e acquisti
• relazioni con persone ed enti coinvolti nel progetto

Il master ha lo scopo di formare figure professionali pronte ad assumere ruoli di responsabilità nella gestione di progetti complessi presso imprese, specialmente multinazionali.

La proposta didattica è articolata sui seguenti macro insegnamenti:

• principi di project management
• fondamenti di organizzazione aziendale
• principali standard internazionali
• ciclo di vita di un progetto
• “scope” del progetto
• gestione efficiente del tempo
• gestione dei costi di progetto
• contabilità di progetto
• leadership e gestione del team
• stakeholder management
• comunicazioni efficaci
• project risk management
• procurement
• project financing
• realizzazione di un progetto di qualità

Il Master ha durata annuale di 1500 ore di impegno complessivo per il corsista, corrispondenti a 60 CFU e si svolge in modalità e-learning con piattaforma accessibile 24 h\24h.

Se vuoi saperne di più, compila il form di richiesta informazioni sul master di I livello in Project Management di Unicusano e se cerchi validi motivi per frequentare l’università online a Brescia, leggi la nostra guida ai vantaggi dell’e-learning.